Préparer vos colis vous-même ou les confier: le coût complet, poste par poste.
Un e-commerçant qui prépare ses commandes dans son local compte rarement tout. Il voit le salaire du préparateur et le prix des étiquettes. Il ne voit pas le loyer des mètres carrés occupés par le stock, les heures du fondateur passées au comptoir, les commandes refaites, les cartons achetés au détail, ni le samedi de novembre. Cette page met ces postes côte à côte. Vous remplissez votre colonne. Le simulateur remplit la nôtre.
Ce que coûte la logistique interne: huit postes
| Poste | Ce qu'il contient | Ordre de grandeur | Souvent oublié |
|---|---|---|---|
| Surface | Loyer ou amortissement des m² de stock, réception, préparation, retours. Charges, chauffage, assurance du local. | Entrepôt prime axe Bruxelles-Anvers: 65 à 75 EUR par m² et par an en 2025 [SOURCE 1, 2]. Local secondaire ou arrière-boutique: [À SOURCER] | Le stock qui déborde dans le bureau ou le garage a un coût même si personne ne le facture. |
| Personnel de préparation | Salaire chargé, pécule, prime, assurance accident, intérim ou étudiants en pic, remplacements en congé et maladie. | Préparateur à temps plein en Belgique: 45.000 à 55.000 EUR par an chargé [SOURCE 3]; un salarié à 3.500 EUR brut coûte environ 60.000 EUR par an à l'employeur [SOURCE 4]. | Un temps plein prépare un volume borné. Au-dessus, vous embauchez une deuxième personne pour un demi-besoin. |
| Temps de direction | Heures du fondateur ou du responsable e-commerce passées à préparer, gérer les transporteurs, traiter les litiges, recruter. | À valoriser au coût horaire de la personne. [Votre chiffre] | C'est le poste le plus cher par heure et le moins compté. |
| Transport | Tarif transporteur en compte pro, surcharge carburant, retours, réclamations. | Colis 0 à 2 kg en Belgique, tarif pro bpost 2026: 8,45 à 9,25 EUR hors carburant [SOURCE 5]. | Un contrat négocié sur 300 colis par mois n'a pas le tarif d'un contrat négocié sur 130.000. |
| Emballage et consommables | Cartons, enveloppes, calage, ruban, étiquettes, imprimante, cartouches. | Prix au détail, par carton: [À SOURCER] | Acheter par 100 coûte plus cher que par palette. Le stock de cartons occupe aussi des m². |
| Outils | WMS ou plugin de gestion de stock, logiciel d'étiquetage, abonnements transporteurs, scanners, ordinateur, table de préparation. | Abonnement logiciel: [À SOURCER]. Matériel: amortissement sur 3 à 5 ans. | Sans WMS, l'inventaire se fait à la main et l'erreur de stock devient une vente annulée. |
| Erreurs et casse | Mauvais article expédié, colis renvoyé, second envoi, remboursement, avis négatif, produit cassé faute de calage. | Coût direct d'une erreur: second transport + retour + temps. [Votre taux d'erreur] x [coût moyen] | Sans double scan, personne ne mesure le taux. Il existe quand même. |
| Pics et absences | Novembre, décembre, soldes, lancement: heures supplémentaires, intérim, retards de livraison, commandes en attente. Congés et maladie le reste de l'année. | [Votre chiffre: heures sup et intérim des 12 derniers mois] | La commande qui part avec trois jours de retard en décembre coûte un client. |
Sources: [1] warehouserentinfo.be, loyers logistiques Bruxelles 2025; [2] depotinfo.be, marché des entrepôts en Belgique 2025-2026; [3] research/calculator.md, repère salaire préparateur chargé Belgique; [4] myfid.be, calculateur coût employeur; [5] grille bpost pro 2026, repris dans research/calculator.md.
Méthode: votre coût réel par colis en quatre lignes
- 01Additionnez les huit postes sur 12 mois. Prenez les factures, pas les souvenirs. Ajoutez vos heures au tarif auquel vous vous payez.
- 02Divisez par le nombre de colis expédiés sur la même période.
- 03Vous obtenez votre coût interne par colis livré, transport compris.
- 04Lancez le simulateur avec vos volumes réels. Il donne une fourchette par colis livré, transport compris, hors TVA et carburant. Comparez les deux chiffres.
Si votre chiffre interne est plus bas que la fourchette basse du simulateur, gardez votre logistique. Nous le disons aussi lors de l'appel.
Ce qui change quand vous externalisez
| Poste | En interne | Chez un 3PL |
|---|---|---|
| Surface | Fixe. Vous payez le local en janvier comme en novembre. | Variable. Vous payez les positions occupées ce mois-ci. |
| Personnel | Fixe. Un temps plein, puis deux. | Variable. La préparation est facturée par commande. |
| Transport | Votre contrat, votre volume. | Contrat du 3PL, volume mutualisé. Chez nous: 130.000 colis par mois, 14 transporteurs. |
| Emballage | Acheté au détail, stocké chez vous. | Acheté en volume, facturé par commande. Vos emballages à vos couleurs restent possibles. |
| Outils | À choisir, payer, maintenir. | Inclus: WMS, connecteurs, étiquetage. |
| Erreurs | À votre charge, non mesurées. | Mesurées chaque mois. Une commande erronée est reprise aux frais du 3PL. |
| Pics | Vos heures sup. | L'équipe du 3PL. Chez nous: pic absorbé à 2,5 fois votre volume moyen sur prévisions communiquées en septembre. |
| Contrôle | Vous voyez tout parce que vous faites tout. | Vous voyez tout dans le WMS: stock, mouvements, commandes, retours. Vous ne faites plus. |
| Facture | Dispersée: loyer, salaires, transporteur, fournisseur de cartons. | Une facture mensuelle, une ligne par poste. |
À partir de quel volume externaliser
Il n'y a pas de seuil universel. Trois signaux reviennent chez les e-commerçants qui nous appellent.
- La préparation occupe une personne à temps plein, ou le fondateur une demi-journée par jour.
- Le coût du temps passé dépasse le coût par commande d'un 3PL.
- Le local est plein.
- Louer plus de surface engage sur trois, six ou neuf ans pour un besoin qui varie chaque mois.
- Le quatrième trimestre fait peur.
- Vous refusez des ventes ou vous livrez en retard parce que les bras manquent.
Chez Brain e-Log, le volume de départ est de [MINIMUM COMMANDES] commandes par mois. En dessous, le coût fixe d'un 3PL pèse trop sur chaque colis; nous vous orientons vers un prestataire adapté. Au-dessus, le calcul se fait avec vos chiffres, pas avec une règle.
Ce que l'externalisation ne règle pas
Elle ne remplace pas une boutique qui vend mal, une fiche produit fausse ou un service client absent. Elle ne supprime pas la responsabilité du produit: conformité, étiquetage réglementaire, garantie restent chez vous. Elle demande un cahier des charges écrit et une intégration technique, ce qui prend 7 jours chez nous. Elle vous engage sur un contrat de [DURÉE CONTRAT] avec un préavis de deux semaines, sans frais de sortie; vos produits restent votre propriété et repartent avec vous.
Trois situations types
Marque de compléments alimentaires, 500 commandes par mois, Shopify, expédie depuis un local de 80 m². Un fondateur et un étudiant préparent. Postes cachés: heures du fondateur, lots et dates suivis dans un tableur, contrat bpost au tarif de base. Ce que nous mettrions en place: scénario type compléments alimentaires.
Marque de mode, 2.000 commandes par mois, 20 % de retours. Le poste retours est le plus sous-estimé en interne: réception, contrôle, remise en stock, remboursement, tout à la main. Chez un 3PL, le retour est traité dans la file du jour et la référence redevient vendable dans la boutique. Voir la page Retours et le scénario type mode.
Fabricant B2B qui ouvre une boutique. Pas d'équipe e-commerce. Le choix n'est pas interne ou externe, c'est embaucher ou confier. Voir E-commerce clé en main.
Questions fréquentes
Externaliser coûte-t-il plus cher que faire soi-même?
Par colis, souvent moins à partir de quelques centaines de commandes par mois, parce que le transport pèse 55 à 70 % du coût et qu'un 3PL le négocie sur un volume que vous n'avez pas. Le seul moyen de le savoir pour votre cas: remplir le tableau ci-dessus et lancer le simulateur.
Est-ce que je perds le contrôle de mon stock?
Vous perdez la manutention, pas l'information. Le WMS montre chaque unité, chaque mouvement, chaque commande. Vous fixez les règles dans le cahier des charges; l'entrepôt les applique. Vous pouvez venir voir votre stock sur rendez-vous.
Puis-je externaliser une partie seulement?
Oui. Certains clients nous confient le stock et le transport, et gardent la préparation d'une gamme fragile. D'autres gardent leur contrat transporteur. Le contrat couvre ce que vous choisissez.
Combien de temps pour passer de l'interne au 3PL?
7 jours après le devis signé, pour une plateforme listée. Record: 3 jours. Le stock est transféré par palette à une date de bascule fixée ensemble.
Prochaine étape
Un gérant, en visio depuis l’entrepôt. 20 minutes, sans engagement. Si nous ne sommes pas le bon prestataire, nous le disons.