Changer de logistique prend 7 jours. Vos ventes ne s'arrêtent pas pendant ce temps.
La question qui bloque n'est presque jamais le prix. C'est: combien de temps, combien de risque, et qui s'en occupe pendant que je continue à vendre. Voici la réponse, étape par étape. Notre record de démarrage est de 3 jours. Le délai habituel est de 7 jours après le devis signé, stock transféré et boutique connectée.
Vingt minutes en visio avec un gérant. Diagnostic, fourchette, plan de migration calé sur votre préavis. Si nous ne sommes pas le bon prestataire, nous le disons.
58
migrations réalisées depuis [ANNÉE À CONFIRMER]
7
jours, du devis signé à la première expédition
0
jour sans expédier, grâce au double run
Les 7 étapes, du premier appel à la première expédition
Total: 7 jours après le devis signé. Record: 3 jours.
01
Prise de contact
rappel sous [DÉLAI RÉPONSE] jours ouvrables
Vous lancez le simulateur, vous demandez un devis ou vous réservez un diagnostic en visio. Un gérant vous rappelle sous [DÉLAI RÉPONSE] jours ouvrables. En 20 minutes, nous vérifions trois choses: vos volumes, vos produits, vos destinations. Si nous ne sommes pas le bon prestataire, nous le disons.
02
Devis et visite
devis sous [DÉLAI DEVIS] jours ouvrables
Vous recevez une grille chiffrée sur votre profil réel: poids, articles par commande, répartition des destinations, taux de retour. Vous venez voir l'entrepôt à Houdeng-Goegnies. Vous voyez les commandes d'autres clients sur les tables de préparation. Vous rencontrez l'équipe qui préparera les vôtres.
03
Cahier des charges
1 réunion de 2 heures
Une réunion de 2 heures, sur place ou en visio. Nous fixons ensemble: la liste de vos références avec dimensions et poids, les consignes d'emballage, les règles de choix du transporteur, les critères de contrôle des retours, les priorités par canal, les documents à joindre. Ce document devient la règle appliquée à chaque commande. Vous le modifiez quand vous voulez. Si vous venez d'un autre prestataire, la réunion part de vos consignes actuelles, pas d'une feuille blanche.
04
Connexion de votre boutique
[DÉLAI INTÉGRATION] jours ouvrables
Nous connectons votre plateforme au WMS: Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Magento, Odoo [INTÉGRATIONS À CONFIRMER]. Les commandes descendent, les stocks et les numéros de suivi remontent. Test sur des commandes fictives avant la mise en production. Plateforme absente de la liste: API ou fichier.
05
Réception du stock
1 jour par [N] palettes
Vous réservez un créneau de déchargement. Vos palettes ou cartons arrivent. Nous comptons, nous contrôlons l'état, nous enregistrons chaque référence et nous attribuons les emplacements: palette, étagère ou casier selon la rotation. Les écarts avec votre liste sont signalés le jour même.
06
Commandes test
2 à 3 jours ouvrables
Vous passez trois commandes réelles sur votre boutique. Nous les préparons selon le cahier des charges. Vous recevez les colis. Vous validez l'emballage, le bon de livraison, le suivi. Ce qui ne va pas est corrigé avant la bascule.
07
Première expédition
jour J, suivi 2 semaines
Un jour convenu, votre boutique bascule. Les commandes arrivent dans le WMS, les colis partent. Un gérant suit les deux premières semaines de près et vous appelle à la fin de la première.
Vos deux interlocuteurs
Florent Roskam et Mathieu Pichelin, gérants. Florent suit l'opérationnel et le financier; Mathieu construit le schéma logistique. L'un des deux mène votre démarrage de bout en bout. Vous l'avez au téléphone lors du premier appel, vous le retrouvez à la visite, et vous gardez son numéro après la première expédition. Ensuite, une personne nommée dans le devis suit vos opérations au quotidien [À CONFIRMER: référent opérationnel].
Migrer depuis un autre prestataire
C'est le cas le plus fréquent, et le plus redouté. 58 migrations réalisées depuis [ANNÉE À CONFIRMER]. Six points à régler, dans cet ordre.
Votre préavis. Vérifiez sa date de fin avant de planifier: le double run se cale dessus. Chez nous, le préavis est de deux semaines et il n'y a pas de frais de sortie; le même process qui vous fait entrer vous fait sortir. Vous avez la facture de votre prestataire sous la main ? Envoyez-la : nous la décodons tout de suite et la comparons ligne par ligne sous 48 h ouvrables.
Transfert de stock. Nous organisons l'enlèvement chez votre prestataire actuel par camion complet ou groupage, avec Geodis ou [TRANSPORTEURS PALETTES]. Comptage contradictoire à l'arrivée: votre liste d'inventaire de sortie contre notre comptage d'entrée. Les écarts sont documentés; ils servent souvent à clôturer le compte avec l'ancien prestataire. Qui paie le transport de transfert: à votre charge ou négocié dans le devis [À CONFIRMER].
Double run. Pendant quelques jours, les deux entrepôts tournent. L'ancien termine les commandes déjà reçues. Le nouveau prend celles qui arrivent après la bascule. Le stock est scindé en conséquence: une quantité de sécurité reste chez l'ancien pour ses commandes en cours, le reste part chez nous. Cette quantité se calcule sur ses commandes en attente à J-2, pas sur une estimation; vous la validez avant l'enlèvement. Durée: [X à Y] jours ouvrables en pratique. Pendant cette période, vous payez chez nous la réception et le stockage du stock transféré, pas de minimum mensuel [À CONFIRMER]. Aucune commande n'est perdue entre les deux.
Bascule des connecteurs. Le jour convenu, le connecteur de l'ancien 3PL est désactivé et le nôtre activé. Nous le faisons ensemble, en heures creuses, avec un test immédiat sur une commande réelle. Les numéros de suivi des commandes en cours chez l'ancien restent valides.
Vos transporteurs. Vous gardez vos contrats si vous le voulez: nous imprimons vos étiquettes depuis vos comptes. Vous pouvez aussi mélanger, un transporteur à vous pour la France, les nôtres pour le reste. Dans la plupart des cas notre grille est moins chère; le devis compare les deux, ligne par ligne, et vous choisissez par zone.
Les retours qui arrivent encore chez l'ancien. Pendant [X] semaines après la bascule, des colis reviennent à son adresse. Deux options: il les réexpédie chez nous en groupage hebdomadaire (à prévoir dans votre clôture avec lui), ou vous changez l'adresse retour sur la boutique et les étiquettes le jour de la bascule, et nous traitons tout ce qui arrive ensuite. Nous vous donnons la nouvelle adresse retour avant le jour J.
Vous ne repartez pas de zéro
Ce que vous apportez de chez l'ancien, et que nous reprenons tel quel. L'export de votre fichier articles (SKU, EAN, dimensions, poids): nous l'importons, nous ne le ressaisissons pas. Vos consignes d'emballage actuelles: elles deviennent la première version du cahier des charges, corrigée de ce qui ne marchait pas. Vos consommables de marque: vous les faites livrer chez nous. Votre historique de commandes: il sert à dimensionner les casiers dès le premier jour. La réunion de 2 heures sert à retirer ce qui vous a coûté cher, pas à tout réinventer.
Planning type d'une migration en 7 jours
Jours ouvrables à partir du devis signé. Étapes 1 et 2 en amont.
Le planning réel est calé sur votre préavis et sur la date d'arrivée du stock; ce qui est entre crochets dépend de votre plateforme et de votre volume.
| Jour | Étape | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| J1 | Cahier des charges | Réunion de 2 heures à partir de vos consignes actuelles. Export du fichier articles de l'ancien WMS importé tel quel. Accès administrateur à la boutique remis. |
| J2 | Connecteur | Installation du connecteur, association des SKU, test sur commandes fictives [À CONFIRMER: J2 ou J3 selon la plateforme]. |
| J3 | Enlèvement | Camion complet ou groupage chez votre prestataire actuel. La quantité de sécurité qui reste chez lui est calculée sur ses commandes en attente, pas sur une estimation; vous la validez avant l'enlèvement. |
| J4 | Réception | Comptage contradictoire: votre inventaire de sortie contre notre comptage d'entrée. Mise en stock. Rapport d'écarts le jour même; il sert à clôturer le compte avec l'ancien prestataire. |
| J5 | Commandes test | Trois commandes réelles préparées selon le cahier des charges et expédiées chez vous. |
| J6 | Validation et bascule | Vous validez les colis test; ce qui ne va pas est corrigé. Bascule du connecteur en heures creuses, test immédiat sur une commande réelle. Nouvelle adresse retour posée sur la boutique et les étiquettes. |
| J7 | Première expédition | Les commandes arrivent dans le WMS, les colis partent. L'ancien entrepôt solde ses commandes en cours (double run). Suivi rapproché pendant 2 semaines. |
Migrer depuis une logistique interne
Le stock est chez vous. Nous venons le chercher, ou vous nous le livrez. Ce qui change: votre équipe cesse de préparer, mais elle continue de vendre. Nous conseillons de garder une personne référente chez vous pendant le premier mois: elle connaît vos produits et répond vite aux questions de cahier des charges.
Deux erreurs à éviter. Transférer un stock non inventorié: comptez avant d'expédier. Transférer des références sans dimensions ni poids: le WMS en a besoin pour choisir l'emplacement et le transporteur.
Ce que vous préparez
- La liste de vos références: SKU, EAN, désignation, dimensions, poids, photo. Un export de l'ancien WMS suffit.
- L'accès administrateur à votre boutique pour installer le connecteur.
- Vos consignes d'emballage et vos consommables de marque, si vous en avez.
- L'inventaire de sortie de votre stock actuel.
- Vos comptes transporteurs, si vous voulez les conserver.
- La date de fin de votre préavis chez le prestataire actuel.
- Votre volume des 3 derniers mois et votre prévision pour les 3 suivants.
Ce que Brain e-Log prend en charge
- Le devis chiffré sur votre profil et l'exemple de facture mensuelle.
- La rédaction du cahier des charges à partir de la réunion.
- L'installation et le test du connecteur.
- L'organisation du transport de transfert et le créneau de déchargement.
- La réception, le comptage, le contrôle et la mise en stock.
- Les commandes test et le suivi rapproché des deux premières semaines.
- Les documents douaniers pour vos premières expéditions hors UE, et l'import de vos conteneurs si vous fabriquez hors Union.
Frais de démarrage: [TARIF] [À CONFIRMER: frais de setup et d'intégration]. Le reste est facturé à l'usage, selon la grille de la page Tarifs de la logistique e-commerce.
Combien de temps
Du devis signé à la première expédition: 7 jours. Les durées par étape sont indiquées sur chacune des 7 étapes ci-dessus, et jour par jour dans le planning type.
Record: 3 jours, pour une marque dont la boutique était sur une plateforme déjà connectée et dont le stock tenait dans un camion. Le délai dépend surtout de vous: préavis de l'ancien prestataire, disponibilité du stock, réactivité sur le cahier des charges.
Questions fréquentes sur le démarrage
Mes ventes s'arrêtent-elles pendant la migration?
Non. Le double run couvre la période de transfert: l'ancien entrepôt finit ses commandes, le nouveau prend les suivantes. La bascule du connecteur se fait en heures creuses, avec test immédiat. Zéro jour sans expédier.
Combien de temps dure le double run, et qui paie quoi?
Le temps que l'ancien entrepôt solde ses commandes en cours: [X à Y] jours ouvrables en pratique. Pendant cette période, vous payez chez nous la réception et le stockage du stock transféré, pas de minimum mensuel [À CONFIRMER]. Chez l'ancien, vous payez son préavis: vérifiez sa date de fin, nous calons la bascule dessus.
Et les retours qui arrivent encore chez l'ancien?
Pendant [X] semaines après la bascule, des colis reviennent à son adresse. Deux options: il les réexpédie chez nous en groupage hebdomadaire (à prévoir dans votre clôture avec lui), ou vous changez l'adresse retour sur la boutique et les étiquettes le jour de la bascule, et nous traitons tout ce qui arrive ensuite. Nous vous donnons la nouvelle adresse retour avant le jour J.
Puis-je démarrer avec une partie de mon catalogue?
Oui. Certains clients commencent par leurs 20 références les plus vendues et transfèrent le reste au mois suivant. Le cahier des charges est complété au fil de l'eau.
Qui installe le connecteur sur ma boutique?
Nous. Vous nous donnez un accès administrateur, nous installons, nous testons sur des commandes fictives, puis sur trois commandes réelles. Vous validez avant la bascule.
Que se passe-t-il si les quantités reçues ne correspondent pas à mon inventaire?
Nous documentons l'écart, référence par référence, le jour de la réception. Vous recevez le rapport pour le régler avec votre ancien prestataire ou votre équipe. Le stock enregistré dans le WMS est celui que nous avons compté.
Et si je veux partir?
Préavis de deux semaines, zéro frais de sortie. Nous restituons le stock avec un inventaire de sortie et nous faisons le double run dans l'autre sens. Le même process qui vous a fait entrer vous fait sortir.
Prochaine étape
Le diagnostic de 20 minutes est l'étape 1. Vous en sortez avec une réponse: le bon prestataire ou pas, et si oui, une date de première expédition.
Un gérant, en visio depuis l’entrepôt. 20 minutes, sans engagement. Si nous ne sommes pas le bon prestataire, nous le disons.