Ce à quoi nous nous engageons par écrit. Et comment vous le vérifiez.
Un 3PL demande votre stock, vos commandes et les données de vos clients. En échange, vous avez droit à des engagements écrits, pas à des promesses. Cette page les liste. Chaque engagement figure dans le contrat; chaque ligne indique comment la vérifier avant de signer.
Votre stock reste le vôtre. Y compris si nous fermions.
Fondée en 2002 · BCE 0477.485.567 · comptes publics
Vous partez quand vous voulez: préavis de deux semaines, zéro frais de sortie. Le même process qui vous a fait entrer vous fait sortir: inventaire de sortie, double run dans l'autre sens, export de vos données. Le reste de cette section dit ce qui protège votre stock entre-temps.
Si nous cessions notre activité. C'est la première question à poser à un 3PL, et nous préférons y répondre ici. Brain e-Log existe depuis 2002, sans levée de fonds [À CONFIRMER]. Les comptes sont déposés à la Banque nationale et consultables sous le numéro BCE 0477.485.567. Le stock, votre propriété, n'entre pas dans notre actif. Le contrat prévoit qu'il vous est restitué en priorité et que l'export de vos données vous est remis [À CONFIRMER: clause de continuité, séquestre ou procédure de restitution en cas de cessation]. Nous préférons l'écrire dans le contrat plutôt que de laisser la question ouverte.
Le stock reste votre propriété. À tout moment, y compris pendant le préavis et en cas de litige de facturation [À CONFIRMER: clause de rétention, existence et portée].
Les conditions écrites. Contrat de [DURÉE CONTRAT]. Préavis de deux semaines. Zéro frais de sortie: aucun frais de résiliation, aucun tarif de sortie majoré.
La sortie coûte ce que coûte une préparation. La manutention de sortie est facturée à la palette au tarif du devis, comme une préparation; rien d'autre. Vous choisissez le transporteur ou vous venez chercher.
Vous repartez avec vos données. Export complet: références, mouvements, commandes, retours, historique. Format [CSV / Excel À CONFIRMER]. Fourni sous [DÉLAI EXPORT] jours ouvrables.
Vérification: ces clauses figurent dans le devis ferme, avant signature. Qui nous sommes, depuis quand et avec qui: À propos.
Engagements de service
Chaque ligne indique où l'engagement est écrit et comment le vérifier avant de signer.
| Engagement | Valeur | Où c'est écrit | Comment vérifier |
|---|---|---|---|
| Cut-off expédition le jour même | Commandes reçues avant [CUT-OFF], lundi au vendredi | Contrat, annexe service | Visite à l'heure du cut-off |
| Délai de mise en stock après réception | [DÉLAI RÉCEPTION] | Contrat, annexe service | Rapport de réception daté |
| Taux de commandes sans erreur | [PRÉCISION] %, mesuré et communiqué chaque mois | Rapport mensuel | Demander les trois derniers rapports anonymisés |
| Délai de traitement d'un retour | [DÉLAI RETOURS] jours ouvrables après réception | Contrat, annexe service | Fiche retour datée dans le WMS |
| Délai de réponse à une demande écrite | [DÉLAI RÉPONSE] | Contrat | Écrire à info@brain-log.com avant de signer |
| Joignabilité téléphonique | 7h30 à 17h30, lundi au vendredi, une personne de l'entrepôt | Site, contrat | Appeler le +32 (0)2 380 76 55 |
| Interlocuteur nommé | Une personne désignée par client, joignable pour le quotidien: incidents, modification de commande, changement d'adresse, ajout d'article, blocage transport. Un gérant mène le démarrage [À CONFIRMER: référent opérationnel nommé ensuite] | Contrat | Son nom et son numéro figurent dans le devis |
| Rapport de stock | Quotidien par email, temps réel dans notre WMS | Contrat | Accès de démonstration au WMS |
| Historique par commande | Chaque action horodatée: prélèvement, emballage, remise au transporteur, événements de livraison, retour. Visible dans l'interface client | Contrat, interface | Accès de démonstration; ouvrir une commande |
| Performance des transporteurs | Rapport mensuel: délais tenus, incidents, retours à l'expéditeur, par transporteur et par pays [À CONFIRMER: format] | Rapport mensuel | Demander le dernier rapport anonymisé |
| Inventaire | Tournant sur références actives; complet [FRÉQUENCE INVENTAIRE] | Contrat | Rapport d'inventaire avec écarts |
| Délai de démarrage | 7 jours après devis signé, plateforme listée | Devis, calendrier | Date écrite dans le devis |
| Préavis et sortie | Préavis de deux semaines, zéro frais de sortie | Contrat, devis | Clause de résiliation dans le devis ferme |
| Délai d'envoi du devis ferme | [DÉLAI DEVIS] jours ouvrables après l'appel | Site | Chronométrez |
Ce que nous ne promettons pas: un délai de livraison garanti par le transporteur. Nous garantissons la remise au transporteur; le transporteur garantit son délai selon ses conditions. Nous gérons la réclamation à votre place s'il ne le tient pas.
Vous voyez ce que nous voyons
Interface client · temps réel · comptes nominatifs
Externaliser la logistique ne doit pas vous faire perdre l'information. Vous perdez la manutention; vous gardez l'écran.
L'interface client de notre WMS montre en temps réel ce que voient nos opérateurs: le stock par référence (disponible, réservé, en transit, par lot et par zone), chaque commande avec son statut et son historique horodaté (prélèvement, emballage, remise au transporteur, événements de livraison), les retours en cours et leur résultat, les incidents ouverts, et les indicateurs du mois: commandes expédiées, respect du cut-off, taux d'erreur, délai de traitement des retours [À CONFIRMER: liste exacte des KPI affichés].
Vous y agissez aussi: commentaire sur une commande, demande spécifique, validation d'une décision en attente (retour ambigu, écart de réception), commande manuelle. Les rapports se téléchargent à la demande ou arrivent automatiquement [À CONFIRMER: fréquence].
Vérification: demandez un accès de démonstration avant de signer. Si votre prestataire actuel ne vous montre pas l'équivalent, c'est un signal.
Erreurs: qui paie quoi
| Situation | Responsable | Ce que nous faisons | Ce que vous payez |
|---|---|---|---|
| Mauvais article ou article manquant: erreur de préparation | Brain e-Log | Excuses, étiquette retour à nos frais, nouvel envoi à nos frais, produit récupéré et remis en stock | Rien |
| Mauvais article livré: l'erreur était dans votre fichier de commandes | Vous | Rapatriement du colis proposé, nouvel envoi selon vos consignes | Le retour et le nouvel envoi |
| Colis abîmé par un emballage non conforme au cahier des charges | Brain e-Log | Nouvel envoi, retour | Rien |
| Colis abîmé alors que l'emballage respecte le cahier des charges | Cahier des charges à revoir ensemble | Réexpédition selon vos consignes, proposition de calage renforcé | Le nouvel envoi [À CONFIRMER] |
| Colis abîmé, réserves émises par le destinataire à la livraison | Transporteur | Dossier litige ouvert par nous, documents rassemblés par nous (facture, attestation), suivi jusqu'à la note de crédit du transporteur, puis note de crédit sur votre facture [DÉLAI LITIGE À CONFIRMER] | Le nouvel envoi; l'indemnisation vous est reversée |
| Colis abîmé, sans réserves à la livraison | Aucun recours possible contre le transporteur | D'où notre consigne, à relayer à vos destinataires: refuser un colis abîmé ou noter les réserves sur le bordereau | Réexpédition selon vos consignes |
| Colis non reçu | Transporteur | Suivi vérifié et preuve de livraison fournie; si le colis n'est pas retrouvé, dossier litige ouvert et suivi par nous jusqu'à la note de crédit; en cas de retard excessif, remboursement de l'envoi demandé au transporteur [DÉLAI LITIGE À CONFIRMER] | Le nouvel envoi; l'indemnisation vous est reversée |
| Écart de stock constaté à l'inventaire | Brain e-Log | Écart documenté, corrigé, [À CONFIRMER: indemnisation à la valeur d'achat au-delà d'un seuil de tolérance de X %] | [À CONFIRMER] |
| Produit cassé ou volé dans l'entrepôt | Brain e-Log | Déclaration à l'assurance, indemnisation selon police | Franchise éventuelle [À CONFIRMER] |
| Écart entre les quantités annoncées et les quantités reçues (conteneur, palette, colis) | Fournisseur ou transport amont | Comptage contradictoire le jour de la réception, rapport avec photos, écart référence par référence, action proposée; le rapport sert à votre réclamation | La réception au tarif normal |
| Erreur de quantité à la réception non signalée par vous sous [DÉLAI] | Partagée | Le comptage de réception fait foi | Selon le cas |
| Commande passée après le cut-off | Aucun | Expédiée le jour ouvrable suivant | Tarif normal |
Sécurité de l'entrepôt
Accès. Bâtiment fermé par contrôle d'accès [À CONFIRMER: badge, code]. Visiteurs enregistrés et accompagnés. Personnel salarié Brain e-Log, ancienneté moyenne de 5 ans; étudiants encadrés en période de pic.
Surveillance. Caméras en continu sur les allées, les tables de préparation et les quais. Enregistrements conservés [DURÉE CONSERVATION VIDÉO] [À CONFIRMER]. Alarme anti-intrusion reliée à [À CONFIRMER: télésurveillance].
Incendie. [À CONFIRMER: détection, sprinklers, compartimentage, dernière visite des pompiers.]
Produits de valeur et fragiles. Zone à accès restreint sous caméra dédiée pour l'électronique et les produits à forte valeur [À CONFIRMER: cage, badge séparé, valeur maximale]. Produits fragiles en emplacement bas, hors des allées de chariot.
Conditions de stockage. Sec, hors lumière directe, sans zone chauffée ni réfrigérée [À CONFIRMER: plage constatée].
Vérification: la visite de 45 minutes passe par la réception, les racks, les tables et les quais. Vous voyez les caméras, les accès et les zones.
Assurance des marchandises
[CONDITIONS ASSURANCE À CONFIRMER, à renseigner avec la police réelle:]
- Assureur et type de police: [À CONFIRMER: responsabilité de l'entrepositaire, dommages aux biens confiés].
- Risques couverts: incendie, dégât des eaux, vol avec effraction, [À CONFIRMER].
- Base d'indemnisation: [À CONFIRMER: valeur d'achat, valeur déclarée].
- Plafond par sinistre et franchise: [À CONFIRMER].
- Couverture complémentaire au nom du client pour stock de forte valeur: [À CONFIRMER: possible, via quel courtier].
- Transport: assurance ad valorem sur demande, par zone ou par commande, en plus de l'indemnisation standard du transporteur.
Vérification: attestation d'assurance jointe au contrat sur demande.
Continuité d'activité
| Risque | Mesure |
|---|---|
| Panne du WMS | [À CONFIRMER: hébergement, sauvegardes quotidiennes, délai de reprise]. Les commandes reçues sont conservées; les manquantes sont récupérées à la reprise. |
| Coupure de la connexion boutique | Récupération automatique à la reprise, alerte email au client. |
| Défaillance d'un transporteur | 14 transporteurs sous contrat; bascule de zone vers un autre transporteur le jour même. |
| Pic non prévu | Capacité à 2,5 fois le volume moyen; robotisation partielle : tri automatisé des colis par transporteur en sortie d'entrepôt, qui absorbe la hausse de volume sans erreur d'aiguillage; étudiants recrutés toute l'année; prévisions demandées en septembre. |
| Absence d'un opérateur clé | Cahier des charges écrit; tout opérateur peut préparer toute commande. |
| Sinistre bâtiment | Assurance [À CONFIRMER]; [À CONFIRMER: plan de repli]. |
| Cyberattaque, perte de données | [À CONFIRMER: sauvegardes hors site, tests de restauration, politique d'accès]. |
Données personnelles et RGPD
Pour préparer une commande, nous recevons le nom, l'adresse, l'email et le téléphone de vos clients. Cela fait de Brain e-Log un sous-traitant au sens du RGPD, et de vous le responsable du traitement.
- Un accord de traitement des données (DPA) est signé avec le contrat [À CONFIRMER: modèle disponible].
- Les données servent uniquement à préparer, expédier, suivre et retourner les commandes. Elles ne sont ni revendues, ni utilisées pour du démarchage, ni transmises à d'autres clients.
- Elles sont transmises aux transporteurs pour la livraison, et à eux seuls.
- Hébergement du WMS: [À CONFIRMER: pays, prestataire, localisation UE].
- Durée de conservation: [À CONFIRMER] après la fin du contrat, puis suppression ou restitution.
- Accès au WMS par comptes nominatifs, journalisés [À CONFIRMER].
- Sous-traitants ultérieurs: transporteurs, hébergeur, [À CONFIRMER]. Liste fournie sur demande.
Vos propres données (formulaire, simulateur, devis) sont traitées selon la politique de confidentialité. Pas de séquence automatique sans votre accord. Vos données ne sont pas revendues.
Ancienneté, indépendance, réseau
- Fondée en 2002. Même activité, même bâtiment principal depuis 2022.
- SRL belge, BCE 0477.485.567. Comptes annuels déposés et consultables à la Banque nationale de Belgique.
- Pas d'actionnaire extérieur, pas de levée de fonds, pas de rachat [À CONFIRMER].
- 40 personnes, ancienneté moyenne de 5 ans. Deux gérants sur place: Florent Roskam et Mathieu Pichelin.
- Membre de Logistics in Wallonia [À CONFIRMER].
- Certifications et labels: [CERTIFICATIONS À CONFIRMER: ISO, AFSCA, BeCommerce, autre]. Si aucune, cette ligne est retirée; nous ne l'inventons pas.
Transparence de facturation
- Une facture mensuelle, une ligne par poste, un prix unitaire par ligne.
- Exemple de facture anonymisée fourni avec le devis.
- Surcharges carburant et Q4 reprises telles que publiées par les transporteurs, sans marge.
- Toute nouvelle prestation est devisée avant d'être réalisée.
- Contestation d'une ligne: réponse sous [DÉLAI RÉPONSE], correction sur la facture suivante.
Questions fréquentes
Puis-je obtenir ces engagements par écrit avant de signer?
Oui. Le devis ferme reprend le cut-off, le délai de démarrage, le minimum mensuel, le préavis et les conditions de sortie. Le contrat reprend le reste.
Que se passe-t-il si vous ne tenez pas un engagement?
Pour une erreur de préparation, la reprise à nos frais. Pour les autres engagements: [À CONFIRMER: pénalité, avoir, clause de résiliation anticipée]. Nous préférons l'écrire.
Mon stock peut-il être bloqué en cas de litige sur une facture?
[À CONFIRMER: réponse selon la clause de rétention.] Notre position: un litige de facturation se règle sur la facture, pas sur le stock.
Puis-je auditer l'entrepôt?
Oui. Visite avant signature, visites pendant le contrat sur rendez-vous, accès WMS permanent, rapports d'inventaire. Un audit qualité par un tiers mandaté par vous est possible sur rendez-vous [À CONFIRMER].
Qui est mon interlocuteur après la signature?
Une personne nommée dans le devis, joignable de 7h30 à 17h30. Elle suit vos opérations au quotidien et traite ce que vous lui demandez: inventaire à la demande, vérification d'un article, travail spécifique (étiquetage, reconditionnement), changement ou complément d'adresse sur un colis parti, annulation avant départ, transport spécial sur devis. Un gérant mène le démarrage et reste joignable ensuite [À CONFIRMER: organisation exacte].
Pages liées
- Choisir son prestataire logistiqueDouze questions à poser à chaque prestataire, y compris à nous.
- À proposDepuis 2002, deux gérants nommés, 40 personnes: qui tient ces engagements.
- StockageEmplacements, réception, stock en temps réel, sécurité du bâtiment.
- FAQ34 questions avant de confier, ou de reprendre, votre logistique.
Prochaine étape
45 minutes avec un gérant. Sans engagement. Vous repartez avec ses coordonnées directes.